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まとめて! 目からウロコの…ミニ時短テクニック

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その1

【Windowsの電卓の話】

「ちょっと計算をしたい」そんなときに限って電卓がない。
そんなとき活用したいのは Windowsの電卓機能。
でも「アクセサリから入って・・・」と、起動するのが結構手間ですね。

そこで本日は簡単起動テクニックをご紹介します!

キーボードのWindowsキー(左下の方にある旗のキー)+「R」を押すと
ファイル名を指定して実行のダイアログが開きます。

「calc」と入力して「Enter」キーを押せば
それだけで電卓が起動します。

パソコン編その1画像

さらに簡単にするには
ショートカットキーに割り付ける方法があります。

Windowsのメニューからアクセサリ、その中にある電卓のアイコンを右クリックすると電卓のプロパティが開きます。ショートカットキー(K):テキストボックスをクリックして割り当てたいショートカットキーを押してOKボタンを押せば登録できます。
ここでは「Ctrl」+「Alt」+「C」を押して登録しました。

パソコン編その1画像2
その2

【デスクトップの表示】

「デスクトップにあるファイルを開きたい」あるいは、
「デスクトップ上のショートカットからアプリケーションソフトを起動したい」
というときに、

「複数のファイルが画面を埋め尽くしていて、目的のアイコンにたどり着けない」

そんな経験をしたことはありませんか?

そんなときに役に立つのが

Windowsキー(左下の方にある旗のキー)+「D」

押すだけで ウィンドウがすべて最小化されて
デスクトップが現れます。

パソコン編その2画像

マウスで操作中であれば
メニューバーの右端をクリックすればデスクトップが現れます。

※お使いのOSにより異なる場合があります。

パソコン編その2画像2
その3

【消えたウインドウ どうする!】

パソコンで作業中、ふとした拍子に画面の表示領域外にウインドウが行ってしまい、
どこにも見あたらない。
そんな経験をしたことはありませんか?

そんなときに役に立つのが

Windowsキー(左下の方にある旗のキー)+「↑」(最大化)

これによりウインドウが画面に最大化されるので、
表示領域外から呼び戻せます。

表示領域に最大化されたら、マウスでタイトルバーをドラックして少し下に動かせばウインドウが表示画面内で任意の大きさで表示できます。

パソコン編その3画像

もし、最大化して表示されないときは・・・
別のモニターに表示されるような設定になっているのかもしれません。

Windowsキー+「Shift」キー+「←」or「→」

でモニターを移動して表示させることができます。

その4

【簡単アプリ切り換え!!】

操作中にちょっとウインドウ(アプリケーション)を切り換えたいと思うときはありませんか?

そんなときに役に立つのが
Windowsキー(左下の方にある旗のキー)+「T」キーです。

Windowsの通知領域に表示されているソフトを切り換えています。

Windowsキーを押しながら「T」キーを押すたびに右へ一つずつ切り替わります。

表示している複数のアプリケーションを並べるときに便利なのが

Windowsキー(左下の方にある旗のキー)+「→」と

Windowsキー(左下の方にある旗のキー)+「←」です

それぞれ画面の右側(左側)にウィンドウ(アプリケーション)を固定できます。

(もう一度押すと解除します)

その5

【会社内の共有フォルダにおいた資料へのリンクを、メールで連絡したい】

会社内の共有フォルダにおいた資料へのリンクを、メールで連絡したい。
こんなシーンよくありありますよね。

Excel/WordなどMicrosoft Officeなら簡単です。

ファイルを開いた状態で

   1.「ファイル」タブをクリック
   2.コピー を選択
   3.メールに貼り付ければOK

ファイルのパスではなくフォルダのパスの場合は

   1.右下に出ている「ファイルの保存場所を開く」をクリック
   2.エクスプローラーが開きます。
   3.エクスプローラーのアドレスバーの空白部を右クリック
   4.アドレスをコピー
   5.メールに貼り付ければOK

パソコン編その5画像
その6

【あのファイルどこに保存したっけ???】

「あのファイルどこに保存したっけ???」
こんなことよくありますよね。

エクスプローラを開いて検索窓にファイル名などを入れてというのが普通。
でも、いちいちエクスプローラを開くのが面倒!という「あなた」に
最適な方法をご紹介します。

Windowsキー+「F」キー
で検索Windowを開けばすぐに検索できます。

パソコン編その6画像

フィルター機能もあります。

  ・ たとえばPDFファイルのみ検索したい場合は、「種類」を選んで「.pdf」と入れればOKです。

  ・ 「ファイルサイズ」には空(0KB)や巨大(>128MB)といった選択肢もあります。

その7

【フォルダ内のファイル名リストを取得】

資料を整理していると、フォルダ内に入っているファイル名リストを確認したくなることがあります。
Windowsの機能だけで簡単にフォルダ内のファイル名リストを取得できます。

   1.エクスプローラでファイル名を取得したいフォルダを表示します。
   2.そのフォルダを「Shift」キーを押しながら右クリック。

パソコン編その7画像

   3.表示されたメニューから「コマンドウィンドウをここで開く」をクリック。
   4.開いた「コマンドウィンドウ」の画面の「>」に続いてカーソルが点滅しています。
そこへ「dir /b >filename.txt」と入力し、「Enter」キーを押します。
(filenameは任意の文字列)

パソコン編その7画像2

   5.ファイル名を取得したいフォルダ内に、ファイル名のリストが入った
「filename.txt」が作成されます。

パソコン編その7画像3
その8

【席を立つときに、瞬時にロックをかけたい】

パソコンに表示されているもはすべて機密。だからセキュリティのため、
・スクリーンセーバーの設定
・「再開時にログオン画面に戻る」にチェック
と言われることはありませんか?

パソコン編その7画像

自動的に画面がロックされるため、便利なスクリーンセーバーですが、
始動するまでに、どうしても「待ち時間」が必要になります。

では、「席を立つときに、瞬時にロックをかけたい」
そんなときはどうしますか?

簡単にロックしたいときに役に立つのが
Windowsキー(左下の方にある旗のキー)+「L」キーです。

パソコン編その8画像2

瞬時にロック画面になります。
これで席を外すときも安心ですね。

その9

【Web検索のテクニック】

今回はWeb検索のテクニックをご紹介。

とても便利!こんなことも簡単に検索できます。(Google検索での例)

   ①「173714449720」と検索すると…
 12桁(ハイフン不要)のお問い合わせ番号を入れるだけで荷物の追跡サイトに。
   ②「東京駅から大阪駅」と検索すると…
 乗り換え案内に加え、出発までの残り時間も表示されます。
   ③「10μm inch」と検索すると…
 単位が換算されて表示されます。「10*10=」で電卓にもなります。

検索窓に入れるだけ。知っておくと、とても便利ですね。

その10

【Web検索のテクニック その2】

今回もWeb検索のテクニックをご紹介。
本来の検索で役に立つTipsです。(Google検索での例)

最近の検索エンジンは性能が高く、いろいろサジェストして、検索を助けてくれます。
ところが入力ワードと一致していない、「よく似た内容」まで拾ってこられると困るときがあります。
そんなときは…

   1.【完全一致】で検索!
 検索した用語を半角ダブルクオーテーション("")でくくるだけで、
類似ワードが出てこなくなります。
"検索したい言葉"

検索した用語が民生品にもある型式で探しているものが見つからない、
関係ないサイトが出てきて見つけにくい。
たくさん出てきて困ったときは…

   2.【除外検索】で検索!
 検索した言葉と省きたい言葉を、それぞれダブルクオーテーションでくくり、
間にスペースを入れずに、マイナス(半角ダッシュ[-])を入れます。
そうすると、マイナス以後のフレーズを含む検索結果を一覧から除外することができます。
"検索したい言葉"-"省きたい言葉"

広く浅く検索したいとき以外は "" でくくると、その用語に合致するものだけを検索でき、
効率よく探せますね。

その11

【PowerPointプレゼンテーション 便利な5つのショートカット】

PowerPointプレゼンテーションをスマートに活用。
覚えておくと便利な5つのショートカット。

   1. スタートが肝心、プレゼンテーションを始めるのは
 ⇒F5キー
 今開いているページから始めるときは
 ⇒Shift+F5キー

   2. 次に、一番よく使う「次のスライドへ」
これは複数のやり方がありますので、お好みで。
 ・→キー
 ・↓キー
 ・Enterキー
 ・マウスをクリック
 ・ホイールを手前に回す
 戻る場合この逆になります。
 ・←キー
 ・↑キー
 ・ホイールを奥へ回す

   3. 時間が無くなったとき、説明のスライドに戻るときに便利な
スライド番号を指定してジャンプする方法
 ⇒スライド番号の数字+Enter

   4. 休憩時間になったらあるいは話し手に注目してほしいときに使える画面の消し方
 ⇒Wキー 画面が真っ白に
 ⇒Bキー 画面が真っ黒に

   5. ちょっと書き込んで注目させたいときはこれ
 ⇒Ctrlキー+Pキーでペンツールが起動。
 マウスの左ボタンを押しながら書き込めます
 消すときはEキー

覚えておいてスマートなプレゼンテーションを目指しましょう。

その12

【パソコンの切り忘れを防ぐ】

今日は飲み会だ 早く行かなきゃ!
何か用があって気がせいているときなど、パソコンの電源を切り忘れてしまうことがあります。
これを防ぐには、Windowsの持っている機能を組み合わせて設定します。

Windowsのスタートからアクセサリ→システムツール→タスクスケジューラをクリックします。

1.基本タスクの作成...をクリック

パソコン編その12画像

2.名前を入力 次へをクリック。今回はShutdownとします。

パソコン編その12画像2

3.どのくらいの頻度で行なうのかを設定して次へをクリックします。パソコンを切るのは毎日なのでここでは毎日を選択。

パソコン編その12画像3

4.いつ開始するかを設定します。開始する日と時刻を設定して次へをクリックします。ここでは時間を絶対にいないはずの時間として21:45に設定。

パソコン編その12画像4

5.プログラムの開始を選択して次へをクリックします。

パソコン編その12画像5

6.起動するプログラムを指定します。ここでは電源を切るプログラムShutdownを指定するので、プログラム/スクリプトに C:\Windows\System32\shutdown.exe を入力。再起動などいろいろなことができるのですがここでは電源を切るのが目的なので引数の追加に -s を入力します。

パソコン編その12画像6

※下記はオプションとなる主な引数です。使ってみてください。

引数 内容
-s シャットダウン
-r 再起動
-l ログ
-h ローカルコンピューターを休止状態
-a シャットダウンを中止する
-t sec シャットダウンまでの時間(秒)を指定する
-c“コメント” シャットダウン時にメッセージを出力する
-f 実行中のアプリケーションを強制終了する

次へをクリックします

7.確認して完了をクリックします。

パソコン編その12画像7

これで電源の切り忘れはありません。


その1

【表の端までジャンプ】

右端へ Ctrl + →
左端へ Ctrl + ←
上端へ Ctrl + ↑
下端へ Ctrl + ↓

その1画像
その2

【表範囲 選択】

列の選択 Ctrl + Shift + ↓
行の選択 Ctrl + Shift + →
表の全範囲Ctrl + Shift + :
Ctrl + (テンキーの) *
その3

【行/列選択】

列 Ctrl + Space
行 Shift + Space

【行/列の挿入削除】

挿入:行/列を選択した状態で Ctrl + 
削除:行/列を選択した状態で Ctrl + 
その3画像
その4

【セル/セル範囲の挿入削除メニュー付き】

挿入 Ctrl + Shift + 
削除 Ctrl + 

【複数のセルに同じ値を入れる】

範囲を選択し、アクティブなセルに値が入った状態で
Ctrl + Enter

その4画像
その5

【隣や下のセルに同じ値を入れる】

値の入っているセルのすぐ下で
Ctrl + D

値の入っているセルのすぐ右で
Ctrl + R

その5画像
その6

【セルに特定の値を入れる】

今日の日付 Ctrl + 
今の時刻 Ctrl + 
その6画像
その7

【SUM関数】

値の入っているセルの下か右で
Alt + Shiftキー + −

【コピー】

セル範囲を選択して Ctrl + C

非表示部分をコピーしないときは

セル範囲を選択して Alt + ;

その後 Ctrl + C

【ペースト(貼り付け)】

貼り付けたいセルで Ctrl + V

その7画像
その8

【検索】

検索ダイアログを開く Ctrl + F

その8画像
その9

演算後の数値を検索する場合
オプション(T)>>で
検索対象(L)を数式から値に

【Bookの切り換え】

Ctrl + TAB

その9画像
その10

【Sheetの切り換え】

右(左)のSheetへ Ctrl + PageDown(PageUp)

【新しいSheetの追加】

Shift + F11

その10画像
その11

【新しいBookの追加】

Ctrl + N

【複数シートの選択】

現在のシートと前のシート Shift + Ctrl + PageUp

現在のシートと次のシート Shift + Ctrl + PageDown

その11画像
その12

【Bookの保存】

Ctrl + S

保存したことがあるBookは上書き

はじめて保存するBookは保存のダイアログが開きます。

【Bookを閉じる】

Ctrl + W

変更がないときBookが閉じます。

変更があるとき保存のダイアログが開きます。

【太字にしたい】

Ctrl + B

BoldのB

【アンダーラインを引きたい】

Ctrl + U

Under LineのU

【斜体にしたい】

Ctrl + I

ItalicのI

その12画像
その13

【太字/アンダーライン/斜体の解除】

もう一度押すと解除です。

【数字の前にアイコンをつけて視覚的に訴えたい】

1. アイコンをつけたい範囲を選択
2. リボンのホームから条件付き書式、アイコンセットを選択
その13画像
その14

【しきい値の調整】

1. リボンのホームから条件付き書式、ルールの管理、
ルールの編集を選択。
2. そこで閾値を変更。

【グラフ表示にしたい(セルの中にグラフを入れるテクニック1
 進捗グラフ)】

1. 進捗グラフにしたい範囲を選択
2. リボンのホームから条件付き書式、データバーを選択
その14画像
その15

【データバーの大きさを変えたいとき】

セルのサイズを変えてください

【バーに文字がかかって見にくいとき】

1. リボンのホームから条件付き書式、ルールの管理、
ルールの編集を選択。
2. 最大値側の数字を100から150などに変更。

【グラフ表示にしたい(セルの中にグラフを入れるテクニック2
 棒グラフ、折れ線グラフ)】

1. 折れ線グラフにしたい範囲を選択
2. リボンの挿入からスパークライン、縦棒(折れ線)を選択
その15画像
その16

【横軸を入れる方法】

1. グラフのセルをクリック
2. リボンの スパークラインツール デザイン を選択
3. 出てきた書式メニューで 軸 から 横軸のオプション、 
軸の表示 を選択

【表示を見やすくグループ化】

1. グループにしたい範囲(たとえば4月から6月の列)を選択
2. リボンの「データ」→「グループ化」を選択
表の外に枠と「−」が表示され、「−」をクリックすると隠されます。
隠されているだけで元の値があるので グラフは月ごと営業所ごとで示し、表は4半期半期、支社単位と言ったことが簡単にできます。
その16画像
その17

【表を簡単に書式設定】

1. 表を作る。
正しく見出し、数字/数式が入って、値が表示されていればOKです。
2. 表の範囲を選択する。
マウスをドラッグして範囲を選択します。
もしくは「Shift」キーを押しながら 「矢印」キーを押して選択。
3. リボンの「テーブルとして書式設定」から書式を選択します。
その17画像
その18

【表のように支社ごとに色を分けるには】

1. それぞれの支社で表を作り、テーブルとして書式を設定から書式を設定します。
2. 並べたい表を選択し、エクセルの空いているところへドロップします。
3. 並べたいところへドロップします。
4. 最後にいらないところ消せばOKです。
その18画像
その19

【CSVファイルの読み込み時間を短縮するには】

拡張子をcsvからtxtに変えて読み込みます。
読み込み時に開くテキストファイルウィザードで
カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに
区切られたデータ 区切り文字 カンマ 列のデータ形式を
すべて文字列して読み込みます。

パソコンの環境、Excelのバージョン
にもよりますが、読み込み時間を短縮できます。

拡張子が表示されていない場合は(Windows7の例)
エクスプローラーのメニューバー
「整理」→「フォルダーと検索のオプション」を選択し
表示のタブで「登録されている拡張子を表示しない」の
チェックを外してください。

その19画像
その20

【文字列として扱われる数字を数値にするには】

他のソフトで出力したデータを開くとなぜか数字が文字列として
扱われ演算でエラーになることがあります。
そのときは

【方法1】
空白のセルを選択して「Ctrl」キーを押しながら「C」キーを押し、
その後、文字列として数字が入っているセルを選択して「右クリック」。
型式を選択して貼り付け→型式を選択して貼り付けをクリックし、
演算の「加算」を選択しOKをクリックします。

【方法2】
空いているセルに1を入力し、そのセルを選択して「Ctrl」キーを
押しながら「C」キーを押し、その後 文字列として数字が入っている
セルを選択して「右クリック」。
型式を選択して貼り付け→型式を選択して貼り付けをクリックし、
演算の「乗算」を選択しOKをクリックします。

その20画像
その21

【稼働日のみの日数を出したい場合 その1】

稼働日のみ土日と祝祭日を抜いて出したい場合は?

=NETWORKDAYS(開始日,終了日,祝日)

で求めることが可能です。

その21画像
その22

【稼働日のみの日数を出したい場合 その2】

休みが水曜日の会社での稼働日の求め方は?

=NETWORKDAYS.INTL(開始日,終了日,週末,祝日)

週末は以下の様な1から17の週末番号で指示するか

  1 土曜日、日曜日  11 日曜日のみ

  2 日曜日、月曜日  12 月曜日のみ

  3 月曜日、火曜日  13 火曜日のみ

  4 火曜日、水曜日  14 水曜日のみ

  5 水曜日、木曜日  15 木曜日のみ

  6 木曜日、金曜日  16 金曜日のみ

  7 金曜日、土曜日  17 土曜日のみ

7文字の文字列で稼働日以外を1、稼働日を0とする

週末文字列値で設定できます。

その22画像
その23

【稼働日で何日後はいつ?】

稼働日で何日後(完成日)を求めるには?

=WORKDAY(開始日,日数,祭日))

週末は

土曜日と日曜日、祭日で指定された日を引いた、

稼働日ベースでいつになるかを簡単に求められます。

その23画像
その24

【稼働日で何日後はいつ? その2】

休みが水曜日の会社で作業に10日かかる場合の完成日?

=WORKDAYS.INTL(開始日,終了日,週末,祝日)

週末は1から17の週末番号で指示するか

 1 土曜日、日曜日  11 日曜日のみ

 2 日曜日、月曜日  12 月曜日のみ

 3 月曜日、火曜日  13 火曜日のみ

 4 火曜日、水曜日  14 水曜日のみ

 5 水曜日、木曜日  15 木曜日のみ

 6 木曜日、金曜日  16 金曜日のみ

 7 金曜日、土曜日  17 土曜日のみ

7文字の文字列で稼働日以外を1、稼働日を0とする

週末文字列値で設定できます。

祭日はリストを作ってその範囲を指定してください。

その24画像
番外編その1

【同じ形でグラフを作りたい】

1. いつもの手順でグラフを作成し、見え方を整えます。
2. グラフツールの「デザイン」から
「テンプレートとして保存」を選択し保存。
3. グラフを作る範囲を選択してリボンの「挿入」→「グラフ」
→「その他のグラフ」→「すべてのグラフの種類」
4. グラフの挿入のダイアログの「テンプレート」
→「先ほど保存したテンプレート」を選択。
番外編その1画像
番外編その2

【曜日を表示したい】

書式設定で設定する方法と関数を用いる方法があります。

○書式設定
日付を入れたセルを右クリック
出てきたメニューからセルの書式設定を選択します。
表示形式のタブで ユーザー定義 を選択します。
種類のテキストボックスに aaa もしくは aaaa を入力してOKをクリックします。

○関数
A1セルに日付が入っているとして任意のセルに
=TEXT(A1,"aaa") あるいは=TEXT(A1,"aaaa") を入力すれば表示できます。

番外編その2画像
番外編その2画像
番外編その3

【月末の日付を求めて、毎日入力しているデータから月末データだけを持ってきたい】

EOMONTH(エンド・オブ・マンス/End Of MONTH)関数またはDATE関数を使うと、
月末の日付を求めることができます。

EOMONTH関数は、開始日より指定した月数だけ前または後ろの月の
最終日の日付(シリアル値)を返す関数です。
以下のような書式になります。

=EOMONTH(開始日,月)

開始日⇒開始日(開始日)を表す日付を日付文字列またはシリアル値で指定
月⇒開始日から前後させる月を整数で指定。

開始日の月末の場合は0、翌月は1、前月は-1です。

DATE関数は指定した日付のシリアル値を返す関数です。

=DATE(年,月,日)

この関数は「日」に0を入れることができます。0は1の前日となりますので、
例えば8月の月末は9月1日の1日前[=DATE(2014,9,0)]となります。

では具体的に見てみましょう。

下図のA列を開始日にして、前後させる月を上から0、2、-3とすると
B列にはこのように表示されます。

番外編その3画像
番外編その3画像2

毎日入力しているデータから、月末データだけを持ってきたいというときも、
この月末日付でVLOOKUPをすれば、持ってこれますね。

番外編その4

【月末の最終稼働日(土日を除く)の求め方は?】

「その23」で稼働日を求めるのに用いた関数
=WORKDAY(開始日,日数,祭日) で求めることができます。
⇒「その23」はこちら

WORKDAY関数は、指定された稼働日数だけ、開始日より前後させた日付を返す関数です。
月末の最終稼働日は、「求めたい月の翌月1日から、稼働日1日前」となります。

では具体的に見てみましょう。

2014年8月の月末最終稼働日を求めます。
(2014年8月は30日、31日が土日なので、最終稼働日は29日になります。)

WORKDAY関数の「開始日」に入力する値を求めます。
まず当月の月末日を求めます。「番外編その3」の通り、

  =EOMONTH(A1,0)

次に翌月の1日は

  =EOMONTH(A1,0)+1

翌月1日から稼働日1日前が、月末の最終稼働日になりますので、「日数」に−1を入れて

  =WORKDAY(EOMONTH(A1,0)+1,-1)

とすればWORKDAY関数が土日祝を避けて演算し求めることができます。
(WORKDAY関数は「祭日」を省略できるため、今回は省略しています。)

番外編その4画像
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