株式会社イズ

弊社では、リフォーム部門、人事部門、事務部門、不動産部門と、複数の部門にまたがって16個の業務をRKで自動化させています。

たとえば、「お問い合わせフォームからイベント来店のご予約があった時に、フォームの情報を取得して、予約管理システムに情報の入力をおこなうロボット」や、「入金状況を条件で絞り込んで、未入金情報を各店舗にメールで通知するロボット」などです。内容的には、メールやフォームから届いた情報を各システムに転記するものが多いですね。
「ChatGPTを使って就活生に送る文章のたたき台を作成し、担当者に送付するロボット」のような変わったシナリオも存在します。

ライセンスは、開発版が1本と実行版が1本。開発版は、和田と甲斐で共有して使っていて、実行版は専用のパソコンで動かしています。
随時メールの確認するために15分に1回の頻度で動かしているロボットもあるので、実行版はほぼ1日中ずっと動いてくれています。

「増える一方だった転記作業を軽減したい」というのが、導入検討のきっかけでした。

弊社では2016年頃から、新たな店舗を構えたり、新たにCRMシステムや電子契約システムを導入したり、さまざまな取り組みを進めてきました。
しかしその結果、店舗ごとにおこなう帳票・フォーム・メールからのシステムへの転記、各システムからExcelへの転記といった事務作業がどんどん増えてしまい、社員たちの業務を逼迫し始めるようになったのです。

そこで業務自動化をおこなえるRPAを導入しました。

しかし、初めに導入した他社製RPAは、操作難易度が非常に高く、普段の業務をこなしながらロボットを作成することは到底できませんでした。結果、業務の自動化は停滞してしまいました。
そこで、代理店から紹介いただいた、ロボット作成を委託可能なサービスを契約しました。この時はそれなりに自動化を進められたのですが、今度は外部に任せてしまったがために、ロボットの作成や改修に時間が掛かるという構造的な問題が発生してしまったのです。また、ツール側の問題でエラーも多く、土日に出勤することも多くありました。
代理店さんはとても柔軟に対応してくれるところでしたけど、それでも手間や時間がかなり掛かってしまっていたため、スムーズな業務改善には至りませんでした。

そんな折、Web広告でRKの存在を知りました。
早速連絡を取って、デモンストレーションを見てみると、今まで扱っていたRPAとはロボットの作り方が全く異なるもので、「自分たちで」「簡単に」ロボットが作成できるツールでした。これなら、自分たちでも作れそうだと思えたので、導入することに決定しました。

RKに搭載されている「AI」は、ロボットを作成する上で非常に便利ですね。
AIナビ-作成で自動化したい業務内容を打つと、シナリオを提案してくれたり、AIナビ-エラー解消で、エラーが起こった際に最適な解消法を教えてもらっていました。

あと、AIでいえば、RKのサポートサイト内にあるチャットボット形式の「生成AIアシスタント」も非常に便利です。
自然言語で、「こういうことをやりたい」「これができなくて困っている」などを相談すれば、具体的に「こういう機能を使えばできます」と教えてくれて、重宝しております。

また、無償サポートは、AIを使ってわからなかった時や、何か要望があった時に相談をしております。特に、RKを触り始めた当初は、結構頻繁に連絡をしておりましたね。質問を投げたらすぐに回答をしてくれますし、要望に対して真摯に対応をしてくれます。

弊社で作成したロボットの一覧と、それぞれ「人がおこなった時に掛かる時間」を算出してみました。

【リフォーム部門】

• イベント予約の転記：50分/日
• リフォームサイトの応札システム：24分/日
• 変更・追認書類のCRM転記：2分/日
• 業績情報への転記：20分/日
• アンケートの転記：60分/日
• 検査報告書の転記とメール送付：30分/日
• 点検予約のお客様へのメール送付：60分/日
• 各フォームの情報を該当部署に連絡：3分/日
• 契約内容の転記：140分/日
• 契約書類の情報をシステムに格納：4分/月
• 週報の転記：20分/週

【経理業務】

• 事務用品の申請・承認情報の通知：10分/日
• 未入金情報の確認と通知：120分/日

【人事業務】

• スケジュールの入力率の計算：180分/半年
• ChatGPTを使ったオファー文作成：360分/日

【不動産】

• 不動産登録情報の取得と登録：60分/日

単純計算ですが、少なくとも1日で900分以上の業務削減につながっています。

ちなみに、これらの業務の多くには「細かくメールを確認する」作業が入っています。人がやっていた時は、メーラーに常に張り付いて、都度今やっている仕事を中断してメールをチェックする必要があったため、集中力が分断されるという弊害もありました。
それが今や、メールの確認から転記までRKがやってくれるので、社員は本来の仕事に注力できます。定量化は難しい部分ですが、社員や仕事への影響は計り知れないと感じています。

もし今、「RKをなくす」という話をしたら、卒倒してしまう社員がたくさん出てしまうのではないでしょうか（笑）。

またRKのお陰で新たなサービスを生み出せた点も、大きな導入効果です。
具体的には、リフォーム工事の写真を撮って第三者による検査をおこない、その結果をお客様にお送りする「全棟検査」というサービスです。先に挙げた一覧で言うと「検査報告書の転記とメール送付」になりますね。
これはすべてのお客様に「検査報告書」を送信する業務で、大きな手間がかかるため、通常のリフォーム会社ではおこなわないサービスなのですが、RKがあるお陰で実現できました。

業務改善はもちろんのこと、こうした新サービスの導入でお客様に安心感をお届けすることで、他社との差別化を図れている点も、RKを導入して良かったと感じている点です。

操作の簡単さと、そこからくる開発速度の速さが魅力です。たとえば触ったことのあるRPAだと、ブラウザを立ち上げるのに5ステップくらい踏まないといけなかったり、Excelとcsvで処理を変えたりする必要があります。ところがRKには、それがない。ブラウザは命令ひとつで開きますし、Excelもcsvも同じ処理ができるので、スピーディーにロボットを作り上げられます。

だから「こういうロボットを作りたい」という思いや、社員からの「こんな業務を自動化できる？」といった要望が出てきた時にも、気軽に動きやすいんです。
動き出しの腰が軽くなるのは、自動化実現の大きなポイントなので、その点でもRKはとても優れていると思います。

弊社のようなリフォーム会社にとって相性の良い商品だと思います。この業界は案件ごとに発生する事務処理や情報の転記など、どうしても定期的・反復的な業務が多くなりがちです。

リフォーム業界のDXは、他の業界に比べて発展途上にあると言われています。人材不足や物価高騰が進む中で、業務の効率化によって社員に時間的な余裕が生まれることは、どの会社にとっても前向きな価値になるのではないでしょうか。つながりのあるお客様にご満足いただくためにも、ぜひRKで単純作業を減らして、その分、別にできることを増やしてみてほしいですね。

パソコンをある程度操作できる人なら、AIや伴走サポートを活用することで、誰でも自動化を実現できるのがRKの良いところです。

月額契約なので、たとえ上手く使いこなせなくてもダメージは少ないですから、一度挑戦してみることをオススメします。

RKが社内で当たり前のツールになったことで、各現場からは「こういう業務をロボットにして欲しい」という要望が少しずつ出てくるようになりました。
今後はそうした要望に応えて、ロボットをもっと増やしていくことはもちろん、各現場で自分たちがロボットを作る「市民開発」を進めていきたいと考えています。

RKには、それを目指せる簡単さがありますから。