株式会社OSGコーポレーション

現在、弊社では180本以上のシナリオ（自動化プログラム）を開発し、動かしています。一部例をあげると、次のような業務をRKで自動化しました。

• データをダウンロードして社内チャットで告知
• Excelから別のExcelへの転記
• Excelから販売管理システムへの転記
• データ加工して帳票化 etc...

RKでシナリオを作っているのは、主に購買部、業務部、経理部といった、いわゆる管理部門の現場社員たちです。中でも購買部の社員はRKでの開発に前向きで、単純入力作業はほぼすべてRKで自動化できている状態です。

各シナリオは、ほぼすべてRK専用のパソコンでスケジュール実行しています。ただし一部のシナリオについては、各開発者が手動で実行しているものもあります。

ライセンスは、シナリオを作るための「開発版」と、RK専用パソコンでシナリオを動かすための「実行版」を、それぞれ1本ずつ契約しています。
「開発版」のライセンスは、使いたい開発者がその枠を予約する形で共有しています。シナリオを開発できる社員は、弊社には既に20名以上いることもあって、今では取り合いになっているくらいです。

弊社はメーカーということもあって、兼ねてより「生産性の向上」を大きなテーマとして掲げてきました。
取引先の銀行との話し合いの中でも、「生産性」についてはよく話題にあがります。ガソリンの契約先はどこが良いとか、家賃の削減はどうしているかなど、いろんな「生産性」にまつわる話題が出る中で、ある日「RPAは検討・導入していますか？」と質問されたことが、RPAという存在を知ったキッカケです。

またちょうどその頃、情報管理部の若手社員から「最近いろんな展示会でRPAという自動化ツールを見るようになりました」という報告があったことから、一度、導入を検討してみることにしたのです。

そこでRKを含めた、複数のRPAをピックアップして資料を取り寄せて検討しました。
その結果、次のような理由からRKを導入することに決めたのです。

● スモールスタートができる

ライセンス1本から、また月額で契約を始められるという点は魅力でしたね。まずはお試し的に、小規模で素早く始めたいという思いにマッチしてくれました。

● 伴走サポートが付いている

サポート担当の方が手厚く支援していただける「伴走サポート」のサービスが付いている点も、導入を大きく後押ししてくれました。弊社のRPAの推進は「部分最適化」を採用していく中で、手厚いサポートがあればそれを実現できそうだという期待感が持てたのです。

弊社では、「業務改善は、その業務を担当している社員がおこなう」ことを「部分最適化」と定義しています。なぜなら、担当者が一番自分の業務に詳しいからです。
つまり今回のRKの話で言えば、自分が受け持つ仕事の自動化を、現場で働く社員が自分たちでおこなうということですね。
そうすることで、より効率的に業務改善がおこなえると共に、現場社員のスキルアップにも繋がると考えています。

ただその場合、ツールが難しすぎると実現しません。その点、RKは専門知識がなくてもノーコードで開発ができそうでしたし、サポート担当もご協力いただけるということで、私たちが考える「部分最適化」を実現しやすそうだと思えました。

Excelや販売管理システムへの入力や転記はかなり面倒な作業なので、そういった業務から解放されたことでストレスがなくなったのは、現場社員にとっては大きな導入効果だと思います。

またRKのシナリオ開発にあたって、他部署の人と「こんな業務をしているなら、こういうことをRKでやれば良いよ」みたいな形で情報交換するようにもなりました。そういう意味で、他部署の仕事を深く知る機会、コミュニケーションを取るきっかけになった点も、RKを導入して良かったと感じている点です。

RKを社内に浸透させるために、弊社では「評価の軸にする」、「まず成功例を作る」、「使いやすい体制を整える」という3つの方法を徹底して実践しています。具体的には次の通りです。

● 評価の軸にする

弊社では現在、「RKを使えること」が管理部門の必要スキルとして定められています。さらに上手く使って業務改善に繋げられれば、人事評価、ボーナス査定に影響すること、さらには休みが増やせたり、早く帰れるメリットもあることを、ことあるごとに説明することにで、社員自身が「前向きに取り組もう」と思えるように取り計らいました。

● まず成功例を作る

RKを上手く使って、残業時間を大幅に減らした社員が近くにいれば、「自分もやってみよう」という気持ちになるものです。そこで「単純入力作業」が多くて、RKを使えば大きな改善が見込める業務部にまずRKを使ってもらうことにしました。そして、業務部での成功例を他の社員に向けて周知するようにしたことも、浸透を大きく進められた要因だと思っています。

● 使いやすい体制を整える

RKをより使いやすく感じてもらえるような体制を整えることもコツのひとつです。例えば弊社では、初心者に向けて「勉強会」をおこなったり、定期開催している「進捗会議」で常に活用状況を確認したり、各社員が作ったシナリオを共有ファイルにまとめてチャットで通知をしたりと、さまざまなフォローアップをおこなっています。

あとはRKそのものが、結果が形として見えやすいツールという点も、社内に浸透したひとつの理由になっていると思います。
システム系のツールというのは、実はちゃんと動いていて、皆の役に立っているものの、どれだけ役立っているか見えにくいという側面があるものです。しかしRKは、やったらやった分の成果が分かりやすく出てくれます。
自分たちがやったことが、ダイレクトに業務の時間短縮や質の向上に繋がってくれたからこそ、管理部門の現場社員たちも前向きにRKを触ってくれるようになってくれたのではないでしょうか。

すべての企業です。特に、作業手順書がしっかりしている企業なら、導入はスムーズに進むのではないでしょうか。弊社でもなかなかRKが浸透しなかった部署は、ベテラン社員の頭の中にしか正しい手順がないところでした。
そういう意味で、しっかりした作業手順書を作るキッカケにもなるという点でも、RKの導入は全企業にオススメできると思っています。

先ほど出てきた作業手順書の話も通じることですが、自分の仕事をまず書き出すことですね。どんな業務があって、どんな手順でやっているか、またその中のどれをRKで自動化するか、という部分から考えていくと良いです。

私たちは「RKを使って自動化できないものはない」と考えています。もし上手く自動化できないものがあるとすれば、それは仕事のやり方自体が間違えているか、作ったシナリオが間違っているということ。
RKのことは「新入社員」みたいな存在だと考えて、ちゃんと伝わるように丁寧に手順を教えてあげさえすれば、きっと求めていた自動化は実現できると思います。

直近の目標としては、2024年度中に稼働するシナリオを200本まで増やし、月間で800時間の業務時間短縮を実現させることです。そのために、まだ導入できていない部門やグループ会社も巻き込んで、自動化できる仕組みを構築していければ思っています。

そして遠い目標としては、社員の更なるスキルアップを実現させたいですね。
というのも今って、管理部門の業務が次の時代へ進んでいく過渡期だと思うんですよ。
かつて帳票などを全部手書きでやっていた時代から、30年ほど前にパソコンが登場したことで、管理部門の社員は全員がパソコンスキルを身に付ける必要性に駆られました。さらに近年では、RKのようなツールが出たことで、ノーコードながらプログラム的な業務までやっていく時代になりつつあると考えています。

弊社の社員の名刺にはすべて「プロダクトプランナー部所属」という肩書が付いています。これは「全社員が製品開発部所属ですよ」という意味合いです。
これと同じように、いつか全社員の名刺に「情報管理部所属」という肩書が載せられるように、社員を育成していけると良いですね。

キーエンスさんの伴走サポートは、対応のスピードも、アドバイスの質も、これ以上ないレベルでやっていただけています。今後も変わらぬご支援をいただきながら、もし可能であれば、「RKの先」を見据えられるようなご提案などにも期待しています。