芙蓉総合リース株式会社

原則、全部署に「AIあり」配布しており、「AIなし」は利用者が多い部署に追加で配布しています。サポートへの問い合わせ内容を見るに、積極的に活用しているようです。
ちなみにシステム企画部としては今後、「AI」のシナリオ分析機能を使って「シナリオの仕様書」の作成を進めていく予定です。

大きくは次の4点が選定の理由です。

• サポート体制が充実している
• 選択メニューが豊富で機能性が高い
• バージョンアップの頻度が高い
• サブスクリプション型の料金体系

特に大きかったのは、サポート体制ですね。無償なのに専任の担当者が付いて、疑問があれば即時回答してくれるというのは、私たちにとってとても魅力的でした。

「経営陣の理解を得て推進を見守ってもらう」、「RPA構築課題を提供して学習してもらう」「各部署に旗振り役を作る」、さらには「ワークショップを開催する」ということをおこなっています。

● 経営陣の理解を得る

ボトムアップで物事を進める際でも、事前にトップ層……経営陣の理解を得ておくことは重要です。ライセンスひとつ契約するにもお金が掛かる話ですから。
具体的な工夫としては、RKでの試行を始める前に、まず副社長や役員を集め、RKを使って簡単なシナリオを目の前で作って「こんなに簡単にできますよ」とアピールをしました。その甲斐もあり、経営陣からは「やってみよう」とゴーサインをいただくことができました。

● 構築課題を提供して学習してもらう

RKの推進は基本的に瀬戸口と田端の2名がおこなっています。この少ない人数で、ユーザーが増えるたびに研修会をやっていては、体力的に持ちません。そこでRKのスキルをエンドユーザーに定着させる方法として、「課題」を設けるようにしました。
まずRKの基本操作は、動画などが豊富に載っているキーエンスさんのサポートサイトで自習してもらい、その後に「課題」としてお題に沿ったシナリオを作ってもらう。その結果を見て、しっかりと合格ラインで作れていればライセンスを正式に付与するようにしています。

● 各部署に旗振り役を作る

RKのライセンスを配布するにあたっては、各部署ごとに推進者・副推進者の2名を「旗振り役」として配置してもらいました。そして各部署でのRKの浸透と、我々システム企画部とのやり取りの窓口としての役割をお願いしました。
実際にこの旗振り役が積極的に動いている部署ほど、RKは広く活用されていることが分かってきたので、やって良かったですね。

● ワークショップを開催する

最後に、最新知識の周知やスキルの向上を目的とした「RKのワークショップ」を、各部署の旗振り役に向けて2ヶ月に1回開催しています。そこではバージョンアップの情報をかみ砕いて説明したり、他部署がおこなっている事例を紹介しています。
キーエンスさんのサポートメンバーの方にもご参加いただき、随時的確な補足やアドバイスを貰えているので、参加者にとっては有意義な時間になっているのではないでしょうか。

このワークショップでユーザー同士が集まることによって、コミュニケーションが活性化する事も期待しています。そしていずれは、そんな「RPA仲間」同士で問題解決できるようになっていくと良いですね。

定量的な効果で言えば、2023年下半期の導入から2024年上半期までの試算で、847時間掛かっていた業務を、414時間まで削減。51.1パーセントの削減率になりました。
RKの導入効果は、業務時間の削減だけではありません。特に、RK開発によって、元々のExcelの項目自体を改善できたり、転記する箇所を減らせたりと業務の整理、見直しにも繋がりました。

現在システム企画部で進めている「シナリオの仕様書」化が進めることで、さらに属人化が解消できたり、シナリオの共有・管理・ブラッシュアップがやりやすくなるといった効果にも期待しています。ブラックボックス化したシナリオや野良シナリオの抑制にも繋がりそうです。

「自分のコピー」とまでは言い切れませんが、それに近い存在です。ボタンをポチッと押すだけで自分の業務を肩代わりしてくれますから。またRKを触ることで業務の見直しに繋がったという面から言えば、「パートナー」的な存在でもあると感じています。

まずは、まだ11部署しかシナリオを動かせていないので、RKを使っている18部署すべてがシナリオを動かせるように進めていくこと、またシナリオ数を増やして費用対効果を上げていくことが目下の展望です。
さらにコーポレート部門だけでなく、ビジネス部門にもRKを使ってもらえるような体制も作っていきたいですね。今、ビジネス部門で使っている他社製RPAは大量高速処理が必要な業務の自動化に特化しているので、もっと身近な小さな業務の自動化に、RKを使って取り組んでいければと思っています。
またシステム企画部としては、「サブシナリオ」的に流用可能なシナリオを作ってライブラリ化できればとも考えています。特に営業部門は、拠点が違っても業務内容は同じなので、上手く使いまわせるものができれば良いですね。

そうした展望の実現のために、キーエンスさんには引き続き、RKを頻度高くバージョンアップしていただいたり、情報交換などにご協力いただければと思っています。