株式会社ボルテックス

社内で「RPA事務局」を設けてRKの普及を加速化
まだ導入1年未満ながら34部署がRKに触り、100本近いロボット作成が進んでいます

株式会社ボルテックスでは、全社的な業務改善を図るべくキーエンスのRPA（業務自動化）ツール・RKを導入。1年弱で34もの部署で展開し、まだ道半ばと仰りつつも100本近いロボット（自動化プログラム）の開発を進めています。そこでRKの旗振り役を担われているAI推進室 課長代理の矢川様、情報システム部 システム開発管理課 課長代理の村瀬様、そして現場でRKの開発に携わっているリテール企画管理部 デジタルアセット課 主任の日下部様、同課所属の梶間様に、RKの導入経緯や活用状況などについて詳しく伺いました。

株式会社ボルテックス

株式会社ボルテックスは、1999年に設立された東京に本社を構える不動産関連会社です。主力事業は、都心部に建つオフィスビルをフロア単位・区画単位で分譲する収益不動産「区分所有オフィス®」を核とした、資産形成コンサルティングおよびその売買・管理。億単位の投資を検討する経営者や法人はもちろん、小口化商品も展開しており、幅広い層のお客様のニーズに対応している点が特徴で、業績は右肩上がりの成長を続けています。また「月刊プロパティマネジメント」2025年11月号にて発表されたプロパティマネジメント事業者総覧2026内のクライアント数ランキング（オフィス中心型）において、11年連続となる業界No.1を獲得しています。

  • 設立 ： 1999年4月13日
  • 従業員数 ： 743名（※2025年3月31日現在）
  • 資本金 ： 1億4084万8000円（2025年3月31日現在）
  • 年商 ： 1038億500万円（2025年3月期）

業務改善を目指して34部署にRKを導入！

RKの導入経緯を教えてください。

2024年当時、「経営ソリューション開発プロジェクト」に所属していた私（矢川様）が、社長から「業務改善に繋がるツールを探してくるように」と指示を受けたことが、RKの導入のきっかけです。
そこで、なにか良いものがないか探している中、ある展示会でRKを見つけました。
当時「RPA」については、システムに詳しい人でないと使いこなせないというイメージがあったのですが、説明を受けたら非常に操作が簡単。これなら多くのメンバーが直感的に操作しながら、業務改善に繋げていけそうだという印象を受けました。

また同時に、かつて私が人事部で労務を担当していた時のことを思い出しました。人事の仕事は、勤怠や給与、年末調整など必要不可欠だけど、とにかく時間が掛かるもの。しかも直接的な付加価値がないけどミスがなくて当たり前という、責任を感じる仕事でした。また判断業務がたくさんある仕事なのに、それ以上に日々のルーティンの時間を割かれていたという課題感もありました。
これがロボットによって自動化されれば、日々の仕事はとても楽になるうえ、本来の判断業務に時間を使えるという、具体的な期待感が持てたのです。

そこで情報システム部の村瀬とも相談して、まずはトライアル期間を設けて導入。複数の部署から総勢10名程度のメンバーに絞って、RKを触ってみることにしたのです。

トライアルから本格導入に至ったのは、どこを評価されてのことでしたか？

実はトライアル当初、情報システム部としては、RKの導入には懐疑的でした。
というのも、これまでも弊社では他社製RPAを活用していたのですが、「業務部門でも触れる」といいつつ、結局は情報システム部に頼られることが多かったからです。

しかし実際にトライアルが始まると、いとも簡単にロボットを作ってしまう人が現れた。これなら強力に推進すれば、社内に浸透させられそうだと感じました。またキーエンスのサポートが無料な点、さらには担当の方から「いつでも気軽に聞いてください」と心強い言葉をいただけた点も良かったですね。だったら多くの部署に広めても、情報システム部のリソースが逼迫することはなさそうだと思えたのです。

そこで、まずは社内でRKを使いたい部署を募集。手をあげてくれたところから、次のようなスケジュールで導入部署を増やしていきました。
2025年1～3月　トライアル期間（10名が活用）
2025年4～9月　第一段階17部署に導入
2025年10月　第二段階8部署に導入
2025年12月　第三段階9部署に導入

使っている人数は部署ごとに異なりますが、どの部署にも必ずキーマンが1名配置されており、各部署そのキーマン＋何名かでRKを触ってもらっています。
現在は「使いたい」と手をあげてくれた部署には、ひととおり使い始めていただける段階まで進みました。

社内の「RPA事務局」がロボット作りをサポート

本格導入から半年ちょっとで34部署というのは、かなりスピード感のある展開です。
どういった工夫をされているのでしょうか？

情報システム部が中心となって「RPA事務局」というものを設けました。ロボット作りは、特に作り始めの入口は躓きやすいものです。そのため各部署からの問い合わせ対応や、ロボットを作りたい人に向けたヒアリングなど、なるべくロボット作りをスムーズに進められるようフォローしています。またその他、連絡事項があればチャット機能で伝えたり、RKの予約ができるOutlookの予定表を管理したり、ロボットの一部流用ができそうならその橋渡しをしたりと、細かなサポートもおこなっています。

各部署からの問い合わせ対応まで「RPA事務局」でやられているのですね。

はい。特に業務に深く結びつく問い合わせについては、社内、かつ対面でおこなったほうが効率的だと思います。ただRKの基本的な使い方については、それぞれキーエンスさんに確認してもらうようにお願いしています。

あとこれは、人事部が独自にやっている工夫なのですが、部内に置いているロボットを人事管理課のメンバー間の投票で「ピコくん」と名付けて、RKのマスコットキャラクターという位置づけにしています。RKを触っている社員たちが「今、ピコくん触っているよ」といったやり取りを自然とするようになるためRKに愛着が生まれ、使用頻や親近感のアップに繋がっています。
「RPA事務局」としても、人事部がやっているレベルとまではいきませんが、資料作りなどをおこなう際に、RKに愛着を持ってもらえるような作りを心掛けるようになりました。

キーエンスも驚くような動作を見せるロボットも誕生

RKの活用状況を教えてください。

先月までで、運用中のロボットは25本。テスト段階、開発中のものが32本。これから着手するものが69本という状況です。
まだRKを触り始めた部署もたくさんありますので、これから業務の洗い出し、ロボット化のアイデア出しが進めば、もっとロボットは増えていく予定です。

私たち（日下部様、梶間様）が所属するリテール企画管理部でいえば、Excelやファイルを操作する業務自動化に、かなり力を入れて取り組んでいます。
中でも「運用報告書のPDFを特定のフォルダに格納する業務」を自動化できたことは大きかったですね。毎月数百件ほど、多い月には約2,000件の運用報告書を、 お客様ごとに振り分ける作業は、 とても心理的・時間的負担が大きく、ミスも起こりやすいものでした。今まで若手社員に1日掛けて手動でやってもらっていたこの業務が、RKによって丸々なくせたのは、非常に大きかったです。

あと特徴的なものでいえば、「PDFの操作」を自動化させたロボットがあります。たとえば、お客様ごとにカスタムして作った数十ページにおよぶPDFに「ノンブル（ページ数）」を追記するロボットや、既存のPDFの文字列を取得して「入金額」を抽出するロボットなんかは、社内でも「こんなことができるのか」と驚きの声があがりましたし、キーエンスさんに褒めていただきました。

RKの導入を皮切りに「自動化させる」ことが業務の前提に

導入効果について教えてください。

概算ですが、月に160時間程度の業務削減に繋がっています。
費用対効果はまだ出していませんが、たとえば先ほどお伝えした「PDFにノンブルを追記するロボット」をシステム改修でやろうと思ったら、約80万円掛かる見積りでしたので、少なくともそれ以上のコストカットには繋がっています。

定性的な面でいえば「RKならこんなことも自動化できる」という認識が広がったことですね。そのため業務をおこなうにあたって「いつかは自動化しよう」という前提で話が進むようになりました。実際に、新たにExcelを作る際は「ID欄」を入れて自動化しやすい作りにするなど、RK前提の工夫を施すようになってきたと感じているので、これからどんどん自動化は進んでいくだろうと期待しています。

既存の業務を改めて洗い出して新しい「業務あるべき姿」を作る

今後の展望を教えてください。

今、弊社では全社的な「業務改善プロジェクト」が動き始めました。
とはいえまだまだやっていることは入口で、現状は現場の人にお願いして、既存の業務フローの新規書き起こしをやってもらっている段階です。ただこれが進めば、あらゆる業務の自動化を前提に組み直したり、業務を「判断」と「作業」に切り分けて、作業部分をすべてRKに任せたりするなど、新たな「業務のあるべき姿」を作っていけるのではないかと期待しているところです。

そのためにキーエンスに期待することがあれば教えてください。

強いていうなら、アクティビティ機能の充実には期待しています。たとえば、近年ではいろんなソフトウェアにAIが搭載されていますので、Microsoft CopilotなどをRKから操作して、質疑応答の結果を得られる操作を簡単にできるといいですね。

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